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戸籍届出受理証明書・記載事項証明書の請求について

更新日:2019年5月28日

1.戸籍届出受理証明書について

戸籍届出受理証明書とは、届出のあった婚姻届や出生届などについて、受理したことを証明するものです。

請求できるのは戸籍の届出をされた方(届書を持参した方ではなく、戸籍の届書に署名及び押印をした方)に限ります。届出人以外の方が代理で請求する場合は届出人からの委任状が必要です。

所沢市で証明できるのは、所沢市に提出した届出のみです。所沢市以外で提出した届出の受理証明書につきましては、提出した市区町村にお問い合わせください。

受付窓口

受付時間

  • 所沢駅サービスコーナー
    月曜日から金曜日の午前8時30分から午後7時まで(祝休日、年末年始を除く)
    ※所沢駅サービスコーナーで午後5時15分以降に請求された場合、届書の内容によっては翌日以降の取得になることがありますので、あらかじめご了承ください。所沢駅サービスコーナーの午後5時15分から午後7時までの業務内容については「午後5時15分から午後7時の所沢駅サービスコーナーの業務」よりご確認ください。

請求に必要なもの

届出人ご本人が来られる場合

  • 印鑑
  • 窓口に来られる方の本人確認書類

→マイナンバーカード、写真付き住民基本台帳カード、パスポート、運転免許証、在留カードその他官公署発行の顔写真付きのもの(有効期間内のものに限る)のうち、1点をお持ちください。

 上記の確認書類をお持ちではない場合は、
(a)健康保険被保険者証、国民健康保険被保険者証、後期高齢医療受給者証、介護保険証、共済組合員証、国民年金手帳、国民年金、厚生年金保険にかかる年金証書、共済年金証書、恩給証書
(b)学生証、法人が発行した身分証明書、国、または地方公共団体の機関が発行した資格証(aに掲げる書類は除く)で顔写真が貼り付けされたもの

上記(a)(b)の書類のうち、(a)に掲げる書類を2点または(a)に掲げる書類1点+(b)に掲げる書類1点をお持ちください。なお、(b)に掲げる書類2点をお持ちいただいても本人確認として認められません。

代理人が来られる場合

  • 印鑑
  • 窓口に来られる代理の方の本人確認書類(※)
  • 請求者(届出人)本人からの委任状

※提示していただく書類は上記「届出人ご本人が来られる場合」のものと同様です。

委任状について

委任状は請求者(届出人)本人が作成してください。ワープロやパソコンで作成したものでも受付できますが、必ず請求者(届出人)の自署または、氏名の横に押印をお願いします。
委任状の様式は下記「委任状(戸籍届出受理証明書・記載事項証明書取得用)でダウンロードしてご利用ください。

2.戸籍届出記載事項証明書について

 戸籍届出記載事項証明書とは、受理された戸籍の届書に記載されている内容を証明したものです。原則非公開となっているため、法令等で定められた特別な請求事由がある場合に限り取得することができます。請求ができる方は、当該戸籍届出記載事項証明書を必要とする「利害関係人」に限られます。

 戸籍届出受理証明書と同様に、届出をした市区町村に請求していただく必要がありますが、届出から数週間~約1年が経過すると、本籍地の市区町村を所管する法務局に届書が移管されます。移管後は法務局での取得となりますので、請求が可能かどうか、事前に届出をした市区町村に電話等で確認してください。

 

所沢市を管轄する法務局

さいたま地方法務局所沢支局
住所:埼玉県所沢市並木6丁目1番地5
電話:04-2992-2677(代表)

受付窓口

  • 所沢駅サービスコーナー
    月曜日から金曜日の午前8時30分から午後7時まで(祝休日、年末年始を除く)
    ※所沢駅サービスコーナーで午後5時15分以降に請求された場合、届書の内容によっては翌日以降の取得になることがありますので、あらかじめご了承ください。所沢駅サービスコーナーの午後5時15分から午後7時までの業務内容については「午後5時15分から午後7時の所沢駅サービスコーナーの業務」よりご確認ください。

請求に必要なもの

A.利害関係人である本人が来られる場合

  • 印鑑
  • 窓口に来られる方の本人確認書類

→マイナンバーカード、写真付き住民基本台帳カード、パスポート、運転免許証、在留カードその他官公署発行の顔写真付きのもの(有効期間内のものに限る)のうち、1点をお持ちください。

上記の確認書類をお持ちではない場合は、

  • (a)健康保険被保険者証、国民健康保険被保険者証、後期高齢医療受給者証、介護保険証、共済組合員証、国民年金手帳、国民年金、厚生年金保険にかかる年金証書、共済年金証書、恩給証書
  • (b)学生証、法人が発行した身分証明書、国、または地方公共団体の機関が発行した資格証(aに掲げる書類は除く)で顔写真が貼り付けされたもの

上記(a)(b)の書類のうち、(a)に掲げる書類を2点、または(a)に掲げる書類1点に加えて(b)に掲げる書類1点をお持ちください。なお、(b)に掲げる書類2点をお持ちいただいても本人確認として認められません。

B.代理人が来られる場合

  • 印鑑
  • 窓口に来られる代理人の本人確認書類(※)
  • 請求者(利害関係人)本人からの委任状

※提示していただく書類は「利害関係人である本人が来られる場合」のものと同様です。

 以下A、B共通

 当該戸籍届出記載事項証明書を必要としていることを示す疎明資料が必要です。なお、請求事由によって必要な疎明資料は変わりますので、事前にお電話等でお問い合わせいただきますようお願いいたします。取得することが可能であるかどうかを含めて、確実にご案内させていただくためにもご協力をお願いいたします。

特別な請求事由にあたる事例

(死亡届記載事項証明書の例)

  • 郵便局簡易生命保険の請求

※この場合の利害関係人は保険受取人になります。また、持ち物として亡くなった方の簡易保険証書が必要になります。

  • 遺族年金の請求

※この場合の利害関係人は遺族年金の請求者になります。また、持ち物として亡くなった方の年金証書または年金手帳もしくは提出先からの遺族年金請求の案内書類が必要になります。

 上記の例以外にも、外国籍の方の出生届記載事項証明書等について請求する場合など、当該記載事項証明書がなければ利害関係人の権利行使ができないと認める場合に限り取得することができます。

委任状について

委任状は請求者(利害関係人)本人が作成してください。ワープロやパソコンで作成したものでも受付できますが、必ず請求者(利害関係人)の自署または、氏名の横に押印をお願いします。
委任状の様式は下記「委任状(戸籍届出受理証明書・記載事項証明書取得用)でダウンロードしてご利用ください。

手数料

戸籍届出受理証明書   1通 350円
戸籍届出記載事項証明書 1通 350円

請求書・委任状のダウンロードはこちら

※上記請求書の見本は婚姻届受理証明書を請求する際の記入例になっています。

※上記委任状を使用する場合は、委任事項の項番8の括弧内に該当の証明書の名称(例:婚姻届受理証明書など)を記入してください。

関連リンク

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お問い合わせ

所沢市 市民部 市民課
住所:〒359-8501 所沢市並木一丁目1番地の1 低層棟1階
電話:04-2998-9087
FAX:04-2998-9061

a9087@city.tokorozawa.lg.jp

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以下フッターです。

所沢市役所

〒359-8501 埼玉県所沢市並木一丁目1番地の1 電話:04-2998-1111(代表)市役所へのアクセス各課の連絡先と業務

開庁時間

月曜日から金曜日の午前8時30分から午後5時15分(祝休日・年末年始〔12月29日から1月3日〕を除く)開庁時間以外の窓口

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