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「住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度」について

更新日:2015年12月28日

 「住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度」は、所沢市において、住民登録や本籍のある方が事前に登録することにより、その方に係る住民票の写し等を、本人の代理人及び第三者に交付した場合に、その交付した事実について登録者本人にお知らせをする制度です。
 この本人通知制度により、住民票の写し等が第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害抑止、防止に役立ちます。また、本人通知制度が周知されることで、委任状の偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

受付場所

所沢市役所1階:市民課窓口
各まちづくりセンター

※所沢駅サービスコーナー、狭山ヶ丘サービスコーナー、小手指サービスコーナーでは手続きできません。

登録できる人

所沢市に住民登録されている方、もしくは所沢市に本籍がある方。(所沢市に住民票の除票または除籍等がある方も含みます)

登録方法

本人通知制度事前登録申込書に必要事項を記入し提出することで、登録ができます。登録の際の必要書類は以下の通りです。

  • 登録する本人の本人確認書類(運転免許証・パスポート等)
  • 代理人が登録する場合は、代理人の本人確認書類及び登録者本人が自書した委任状
  • 法定代理人が登録する場合は、法定代理人の本人確認書類及び法定代理人の資格を証明する書類
  • 通知の送付先を申込者の住民登録地以外の場所に指定する場合は、その理由及び送付先とする場所を明らかにする書類

(以上のほかに書類が必要になる場合があります。登録の際は事前にお問い合わせください)

※同一世帯員又は戸籍に記載されている方であっても、事前登録された方以外は通知対象となりません。

通知内容

交付年月日、交付した証明書の種類、通数、請求者の種別(代理人又は第三者の別)。
証明書を取得した個人の情報は通知されません。

通知対象となる証明書

  • 住民票の写し(本籍及び筆頭者の記載のあるもの)
  • 住民票の記載事項証明書(本籍及び筆頭者の記載のあるもの)
  • 戸籍の附票の写し
  • 戸籍の謄本又は抄本
  • 戸籍の全部又は一部事項証明
  • 戸籍の記載事項証明書

(それぞれ除票または除籍等を含みます)

第三者交付に関する内容について

第三者へ住民票の写し等を交付したことに関する申請内容については、所沢市個人情報保護条例の規定に基づき、本人より開示請求をすることができます。ただし、所沢市個人情報保護条例第14条の各号に該当することにより、開示できない情報が含まれることがあります

通知の対象除外について

  • 国または地方公共団体の機関からの請求は通知の対象外です
  • 本籍及び筆頭者の記載を省略した住民票の写し及び住民票の記載事項証明書は通知の対象外です
  • 弁護士・司法書士等の特定事務受任者が、裁判・訴訟手続きや紛争処理手続についての代理業務に使用するための請求については、通知の対象外です

登録の対象について

登録の対象になる住民票または戸籍(除票または除籍等を含む)は、登録申込書に記入されたもののみです。現在、所沢市に住民票または戸籍(除票または除籍等を含む)が複数ある場合でも、登録申込書に記入されなかったものについては登録の対象外になりますのでご注意ください。

登録の変更について

 登録者の氏名・通知送付先の住所等が変更になった場合、同一市区町村内の変更であっても変更の届出が必要になります。変更の届出がない場合、登録が廃止になる場合がありますのでご注意ください。
 住民登録の異動や戸籍届出等で、新たに通知の対象としたい住民票の写し等ができた場合、同一市区町村内の変更であっても新たに登録の申込みが必要になります。新たに申込みをしない場合、通知の対象とはなりませんのでご注意ください。

要綱・様式

  • 所沢市本人通知制度事前登録申込書(様式第1号)
  • 所沢市本人通知制度事前登録者名簿(様式第2号)
  • 所沢市本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書(様式第3号)
  • 所沢市住民票の写し等交付通知書(様式第4号)

このうち、様式第1、3、4号を以下で公開しています。

代理人が登録者本人に代わって事前登録をする際に使用する書式です。登録者本人が自書、押印した上で代理人にお渡しください。
登録者本人が病気その他の理由により委任状を記入することができない場合は、下記の代筆用委任状を代筆者が記入した上で、登録者本人の拇印を所定の箇所に押印してください。

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お問い合わせ

所沢市 市民部 市民課
住所:〒359-8501 所沢市並木一丁目1番地の1 低層棟1階
電話:04-2998-9087
FAX:04-2998-9061

a9087@city.tokorozawa.lg.jp

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